4 träffar – många nya insikter, tankar och perspektiv!
Under 2022 har Coompanion Jönköpings län anordnat fyra träffar på temat upphandling och samverkan som ett verktyg för offentlig sektor i Jönköpings län att möta lokala samhällsutmaningar. Fokus har legat på offentlig sektors samverkan med lokala företag och verksamheter inom den sociala ekonomin, vilka har stor potential att bidra till att möta utmaningarna. Träffarna har utgått från olika perspektiv och nedan kan du ta del av resultatet och de många nya insikter som skapats.
Alla träffar anordnades inom ramen för projektet SIRU 2.0 – social innovation för regional utveckling. Projektet drevs av Coompanion Jönköpings län i samverkan med Jönköping University och finansierades av:
Insikter från genomförda träffar:
Den 30 augusti anordnade Coompanion Jönköpings län en fysisk träff för tjänstepersoner och förtroendevalda inom offentlig sektor samt lokala företag och verksamheter inom den sociala ekonomin i Jönköpings län. Träffen, som var den fjärde och sista i raden av en serie träffar som ägt rum under våren och sensommaren 2022, är den fysiska träff vi haft – resten har varit digitala.
Syftet med träffen var att skapa en möjlighet för de olika aktörerna att faktiskt mötas och samtala på temat upphandling och samverkan för att möta samhällsutmaningar. Nya insikter, erfarenhetsutbyten, tips, tricks och verktyg för samverkan, och inte minst ökad förståelse för varandras verklighet och perspektiv, var det vi önskade att deltagarna skulle få ut av träffen.
Nedan kan du ta del av vad som lyftes under dagen:
Träffen ägde rum på Birkagårdens Folkets Hus i Jönköping, som dessutom samverkar med Jönköpings kommun för att möta behoven i bostadsområdet Österängen. Föreningen Birkagårdens Folkets Hus har nyttjanderätt av lokalen Birkagården och jobbar för att utveckla det till ett allaktivitets- och servicehus, vilket ska kunna vara till nytta för boende, företag och föreningar i området. Kommunens satsning för att få människor närmare arbetsmarknaden och in i sysselsättning och jobb, Egenkraft, ska kunna nyttja och ha användning av huset.
Representanter från de två arbetsintegrerande sociala företagen Kamratstödet i Gnosjö och Tjänstecentralen i Vetlanda deltog och berättade om sina verksamheter och hur de samverkar med respektive kommun.
Kamratstödet är upphandlade av Gnosjö kommun för att utföra tvätt av kommunens bilar. I tillägg har de och Gnosjö kommun ett idéburet offentligt partnerskap (IOP) ihop för praktikplatser m.m. hos Kamratstödet.
Tjänstecentralen (TCV) samverkar med Vetlanda kommun genom att kommunen sätter personer i arbetsträning hos TCV och också köper vissa tjänster av dem. Målet är att anställningar ska kunna skapas i TCV. Tjänstepersoner från Vetlanda var på plats under träffen och kunde komplettera samtalet om samverkan.
En representant från det större och nationella företaget Soeco Kontorsmöbler var med och berättade om deras verksamhet och hur de jobbar med upphandlingar och avtal med offentlig sektor. Soeco köper in begagnade kontorsmöbler som företag, institutioner och kommuner vill göra sig av med, och rekonditionerar, renoverar och reparerar dessa och säljer sedan vidare som återbruk – bl.a. till offentlig sektor. De har avtal med och är upphandlade av kommuner men också av myndigheter och andra offentliga aktörer.
Under träffen pratade vi bl.a. om effekten av att vara ett lite större och redan etablerat företag utifrån upphandlingsperspektivet, jämfört med att vara ett mindre företag med färre erfarenhet av att delta i och vinna upphandlingar. Det kan generellt tänkas vara lättare för ett företag att delta i och vinna upphandlingar ju mer erfarenhet men även omsättning man har.
Exempel från länets kommuner lyftes där samverkan och upphandling används som verktyg för att ta sig an olika utmaningar. Vaggeryd, Vetlanda, Gnosjö, Jönköping m.fl. samverkar med lokala företag, samhällsentreprenörer och organisationer för att möta olika behov i resp. kommun. Hur de samverkar går att ta del av på denna sida, utspritt över sammanställningarna av de fyra tillfällena.
Nässjö och Tranås lyftes som nya exempel under träffen den 30 augusti.
Nässjö har tagit beslut om att man ska främja lokal utveckling genom upphandling. Detta ska ske genom en samverkan mellan kommunen (upphandlingsenheten, Nässjö näringsliv och socialförvaltningen), näringslivet och civilsamhället. Nässjö kommun och Vuxenskolan har även ett IOP för aktivering av seniorer.
Tranås har i upphandling av tjänster kopplat till markarbeten, grönytor och städ ställt krav på sysselsättningsplatser hos leverantören, som kommunens arbetsmarknadsenhet har kunnat nyttja för att få personer in i praktik och arbetsträning.
I slutet av träffen ställde vi följande fråga till deltagarna:
Vad behöver du göra eller vad behöver finnas på plats för att samverkan i högre grad ska kunna ske?
”Ökad kunskap och kompetens om sociala företag och om kommunernas behov. Samordningsförbunden kan kan vara en viktig spelare i den kooperativa utvecklingen”
”Lyft vad som behövs för ett hållbarare samhälle”
”Vidga social hänsyn och använd det uttryckt även för att gynna lokala aktörer”
”Nätverk inom länet”
”Slopade forum lokalt för att i högre grad veta om varandra regionalt och därmed kunna få ut mer/utbyta kunskap”
”Forum lokalt med personer från kommunala verksamheter, upphandlingsenheter och sociala företag”
”Rådslag med civilsamhället och offentliga aktörer lokalt kring gemensamma samhällsutmaningar”
”Hitta personer som kan hålla ihop dialogen”
”Fler fysiska träffar mellan upphandlare/offentlig sektor och sociala företag”
”Fler goda exempel, nätverk, erfarenhetutbyte”
”En öppnare kommunikation ut mot mindre företagare via kommunen när det ska igång ett projekt eller en upphandling. Ett mail till alla företag som finns registrerade”
”Öppen dialog om förutsättningar och samarbete”
”Insyn och ökad tillgänglighet till upphandlingar samt hjälp med själva upphandlingsförfarandet (dokumentationen)”
”Det behöver finnas en positiv attityd till samverkan med civilsamhället från flera håll, samt stöttning i hur man kan tänka och påbörja ett sådant samarbete”
”Intresserade politiker som efterfrågar att social hänsyn tas i upphandlingsprocessen”
”Mer draghjälp och stöd från upphandlingsenheten i kommunen för att koppla ihop kommunala verksamheter och sociala företag”
”Ha en drivande arbetsmarknadsenhet som stöttar och driver frågan internt”
”Våga ta kontakt (i tid) med upphandlingsenheten. Vad är på gång? Vilka är vi?”
Tips och länkar från träffen:
På träffen visade vi ett brev som vi fått ta del av från Coompanion i Jämtland. Brevet är ett verktyg som Östersunds kommun (upphandlingssidan och arbetsmarknadssidan) använder sig av när de vänder sig till potentiella leverantörer till deras upphandlingar, då de önskar ställa sysselsättningskrav i upphandlingarna. Brevet kan fungera som inspiration i hur kontakten mellan kommun och potentiella leverantörer av lösningar för samhällsutmaningar kan se ut.
Forum för social hållbarhet är ett relativt nybildat forum som startats av Länsstyrelsen tillsammans med andra aktörer. Syftet är att forumet med gemensamma krafter ska öka den sociala hållbarheten i länet. I olika arbetsgrupper arbetar de deltagande aktörerna med att lösa prioriterade samhällsutmaningar på ett effektivt sätt. Målet är att nå en ökad social sammanhållning, och ett mer inkluderande län. Representanter från alla länets kommuner är med i forumet. Vem representerar och för din kommuns talan?
Den 15 juni anordnade Coompanion Jönköpings län den tredje digitala träffen på temat upphandling och samverkan som verktyg för offentlig sektor att möta lokala samhällsutmaningar. Denna gång låg fokus på det interna samarbetet, processerna och dialogen inom kommun och offentlig sektor. Under tidigare träffar har detta visat sig vara en mycket viktigt faktor för att upphandling och samverkan med lokala företag och social ekonomi ska kunna vara ett verktyg för förändring.
Under träffen hade vi med oss Anders Bro från Region Örebro län som på olika sätt jobbar med att främja social ekonomi och social innovation, samt Jenny Ljungvall Cardoso som är kommun- och upphandlingsjurist på Tierps kommun. De delade med sig av sina erfarenheter och tillsammans med deltagarna hölls en gemensam diskussion.
Under samtalet den 15 juni lyftes följande:
Utifrån internt arbete och interna processer inom offentlig sektor, vilka är nycklarna för att upphandling och samverkan ska kunna bli ett verktyg för att möta samhällsutmaningar?
Politiska beslut, oavsett vilken nivå de kommer ifrån, är viktigt för att internt kunna mobilisera och samverka inom offentlig sektor för att möta samhällsutmaningar. Det kan ge tjänstepersoner mandat och stöd till att samarbeta kring upphandlingens roll och utnyttja upphandlingen och andra samverkansformer som ett verktyg för att ta sig an olika lokala utmaningar.
Samtidigt kan politiska beslut och antagna riktlinjer/policys vara otillräckliga som guidning i hur detta ska ske och hur man som tjänsteperson ska gå till väga. Styrdokument behöver finnas, men de behöver vara användbara och en vägvisning och inte enbart visa på målet.
I Tierps kommun gav olika instanser/förvaltningar inspel på det policydokument för upphandling som togs fram ungefär 2020. I detta dokument ville man också få in möjligheterna för föreningslivet att svara på upphandlingar. Genom att göra på detta sätt underlättade man för vidare intern dialog mellan olika instanser/förvaltningar.
En bred arbetsgrupp, med förankring i olika instanser/förvaltningar inom kommunen, stärker möjligheterna att kunna använda upphandling och samverkan med näringsliv och social ekonomi som ett sätt att möta samhällsutmaningar. Det är också viktigt att redan i ett tidigt skede av processer eller initiativ börja prata om hur upphandling och samverkan kan nyttjas i detta syfte. Genom att börja brett och börja tidigt ökar man förutsättningarna att det landar rätt och kan göra skillnad.
Tierps kommun har en bra grundstruktur för intern dialog och processer kopplat till upphandling, vilket Jenny Ljungvall Cardoso på kommunen berättade om under träffen. Hon berättade att de genom intern dialog kring potentiella avtal kunde skapa mervärde för både kommunen och för leverantörer (genom företagssamverkan).
Olika delar av offentlig sektor kan ha olika mycket erfarenhet av och kunskap om alternativa och mindre ”traditionella” aktörer och inslag, t.ex. sociala företag, föreningar, verksamheter inom den sociala ekonomin eller civilsamhället, praktikplatser, arbetsträningsplatser, arbetsrehabilitering eller samhälleliga mål som huvudsaklig strävan. Detta är viktigt att ta i beaktande.
Vart inom en kommun man placerar det huvudsakliga ansvaret för kontakten med sociala företag och andra potentiella samverkansparter/leverantörer är viktigt att fundera kring. Enligt Anders Bro är det en fördel om ansvaret kan ligga direkt under kommunstyrelsen eller kommunförvaltningen.
Att göra upphandlingsförfarandet mer tillgängligt är något man som kommun och upphandlande offentlig verksamhet kan tänka på. Samtidigt är det viktigt att man allra först inleder och för en intern dialog kring huruvida man aktivt vill vända sig till nya målgrupper (potentiella leverantörer), t.ex. verksamheter inom den sociala ekonomin, sociala företag eller liknande. Efter det kan en dialog inledas med de målgrupper man ser, för att ta inspel kring deras behov och därmed kunna anpassa upphandlingsförfarandet, t.ex. genom anbudsskolor eller annat.
När båda parter (kommunen resp. potentiella leverantörer) ser den ömsesidiga nyttan med att samverka genom upphandling eller andra sätt så har man som kommun goda förutsättningar att använda det som ett verktyg för att göra skillnad.
Att jobba med och sätta upp dynamiska inköpssystem (DIS) skapar möjligheter för olika aktörer att lämna anbud utifrån sina egna förutsättningar och synliggöra sina erbjudanden, oavsett i t.ex. vilken skala eller omfattning man kan leverera. Det gynnar fler och olika typer av aktörer med skilda förutsättningar.
Även effektmätning är en viktig fråga. Hur kan och ska man som kommun och offentlig sektor mäta vilken effekt upphandlingar och andra former av samverkan har?
Två tips
Karlstad kommun och Mölndals kommun är två exempel där det interna samarbetet och det tvärfunktionella arbetet inom kommunen fungerar bra och bidrar till möjligheten att möta lokala utmaningar genom upphandling och samverkan.
Här kan du ta del av SKR:s handbok Nya vägar till innovativa välfärdslösningar – en handbok om samverkan med sociala företag, skriven av Anders Bro.
Se inspelningen från den 15 juni här.
Den 25 maj anordnade Coompanion Jönköpings län ett digitalt samtal för tjänstepersoner och förtroendevalda inom kommun och offentlig sektor i Jönköpings län. Det var andra tillfället vi träffades på temat upphandling och samverkan som verktyg för offentlig sektor att möta samhällsutmaningar (första tillfället var 20 april).
Denna gången var frågeställningen: Hur ser det ut i andra kommuner när det kommer till att möta samhällsutmaningar genom upphandling och samverkan som verktyg? Hur jobbar man i andra delar av landet?
Under detta tillfälle fick vi lyssna till Tamara Modric, upphandlingsansvarig på Vaggeryds kommun, och Magnus Nilvér, arbetsmarknadsförvaltningen på Helsingborgs kommun, som berättade och svarade på frågor om hur deras resp. kommuner jobbar med frågan om samhällsutmaningar och hur de kopplat på upphandling och samverkan.
Under samtalet den 25 maj lyftes följande:
Vad händer i Vaggeryds kommun?
För att ta sig an utmaningen utanförskap från arbetsmarknaden hos olika grupper så ställer Vaggeryds kommun särskilda kontraktsvillkor i sina upphandlingar, utifrån att leverantören under sin leveranstid ska erbjuda eller möjliggöra för sysselsättningsplatser i sin verksamhet. Syftet med kontraktsvillkoren är att människor som av olika anledningar står utanför arbetsmarknaden ska kunna få en praktikplats eller kanske en anställning, och därmed närma sig arbetsmarknaden. För att möjliggöra detta samarbetar upphandlingssidan och arbetsmarknadsenheten på kommunen.
Exempelvis har särskilda kontraktsvillkor ställts i kommunens städavtal, vilket gör att anbudsgivare ska erbjuda praktikplatser eller anställning för personer utanför arbetsmarknaden under avtalstiden.
Vaggeryds kommun jobbar också med reserverad upphandling i samma syfte. Genom reserverad upphandling möjliggör man för aktörer/leverantörer som annars skulle ha svårt att konkurrera om kontrakt, t.ex. kanske ett socialt företag eller verksamhet inom den sociala ekonomin. Reserverade upphandlingar innebär att vissa leverantörer kan få en positiv särbehandling, de reserveras, då de bidrar till att stödja integration av personer som av olika anledningar står utanför arbetsmarknaden. En lagförändring 2017 har möjliggjort för detta och villkor för hur reserverad upphandling ska ske finns.
I Vaggeryd har en reserverad upphandling gjorts mellan kommunen och det sociala företaget Oden & Frejas fixartjänst, där reserverade kontrakt för biltvätt och mattransporter finns.
Det sociala företaget Oden och Frejas fixartjänst skapades som ett resultat av ett projekt som Vaggeryds kommun drev 2010-2012. Projektet hade som mål att underlätta start av sociala företag och avslutades med att ett socialt företag startades genom den fristående ekonomiska föreningen Oden & Freja.
Ta del av Tamaras presentation om hur de jobbar i Vaggeryd nedan:
Vad händer i Helsingborgs kommun?
Även Helsingborgs kommun använder upphandling som ett verktyg för att personer i utanförskap ska kunna närma sig arbetsmarknaden. Här samverkar bl.a. inköpssidan och arbetsmarknadssidan tätt ihop och genom arbetsfrämjande insatser i kommunens och bolagens upphandlingar jobbar man med utmaningen utanförskap från arbetsmarknaden. Även stadsbyggnadsförvaltningen, fastighetsförvaltningen, socialförvaltningen, Helsingborgshem och Helsingborgs Hamn samverkar med inköpsenheten kring detta. Kommunen ställer krav i upphandlingar att en dialog ska föras mellan leverantören och kommunen (inköpssidan och arbetsmarknadssidan) om leverantörens möjligheter att inkludera sysselsättning av personer utanför arbetsmarknaden i verksamheten. Sysselsättning kan ske genom t.ex. anställningar, praktikplatser, studiebesök eller möjligheten för personer att möta företag i kommunens verksamheter. Skarpa krav att detta ska ske, som tillägg till dialogen, ställs ibland också.
Arbetsmarknadsförvaltningen i Helsingborgs kommun har alltid värnat om att ha en bra kontakt och en god relation till näringslivet i kommunen. I och med att arbetsmarknadssidan och inköpssidan började samverka genom upphandlingarna skapades ytterligare en möjlighet för människor i utanförskap att kunna närma sig arbetsmarknaden.
Målet för kommunen har tidigare varit att ett visst antal personer ska få sysselsättning hos kommunens och bolagens leverantörer. I år är målet att på mesta meningsfulla sätt använda 100 % av de möjligheter som detta årets nya upphandlade avtal ger.
Helsingborgs kommun för också dialog med civilsamhället för att kartlägga samt ”gro fram” verksamheter och aktiviteter som genom upphandling och samverkan kan bidra till att möta de lokala sociala utmaningar man som kommun står inför.
Helsingborgs kommun är en av 12 kommuner som medverkar i SKR:s projekt Utvecklingsnätverk sociala företag, där kommunerna ska skapa modeller för hållbara samverkansstrukturer och fler affärer mellan kommuner och sociala företag.
Vad tar vi med oss från dagen?
Offentlig sektor kan spela en betydande roll för uppkomsten av och främjandet av sociala företag och andra verksamheter som kan jobba med att ta sig an olika samhällsutmaningar, t.ex. utanförskap, arbetslöshet eller miljöproblem. Avknoppning av en social kommunal verksamhet till ett fristående företag är ett sätt. Vaggeryds insatser för att stödja en etablering av ett socialt företag (genom utveckling av en fristående förening) är ett annat. Att föra dialog med civilsamhället för att kartlägga vilka möjligheter och vilken vilja som finns till att hjälpa kommunen möta lokala utmaningar, genom att bli leverantör i upphandling eller samverkanspart via t.ex. ett IOP (Idéburet offentligt partnerskap), är ett tredje sätt.
Att tydligt kommunicera kommunens behov är viktigt för att undvika missförstånd.
Sociala företag, föreningar m.fl. behöver också själva ta initiativ och kontakta kommunen.
Nära samarbete och kontinuerlig dialog mellan t.ex. inköpssidan och arbetsmarknadssidan är avgörande för att upphandling ska kunna användas som ett verktyg för att göra social skillnad. På Helsingborgs kommun fick exempelvis arbetsmarknadsförvaltningen i början av samarbetet en kontorsplats på inköpsenheten vilket gjorde att man kunde möta varandra och lära av varandra. Resurser för en matchningsansvarig mellan inköps- och arbetsmarknadssidan är också en fördel.
Politiskt stöd och ledning är viktigt att ha med sig för att kunna jobba med frågan om hur upphandling och samverkan kan användas som ett verktyg för t.ex. arbetsintegrering eller minskat utanförskap från arbetsmarknaden.
Miljömässig och social hållbarhet går automatiskt inte hand i hand. Bara för att ett företag eller en verksamhet jobbar för social hållbarhet är de inte miljömässigt hållbara.
Den interna dialogen och processen, samt dialogen med potentiella intressenter (potentiella leverantörer), behöver börja tidigt för att upphandling ska kunna bli ett effektivt verktyg för t.ex. arbetsintegrering genom kommunens leverantörer. Potentiella leverantörer behöver tid att hinna mobilisera och förbereda sig.
Nedan kan du ta del av Helsingborgs kommun inköpsprocess, som tydligt visar vad som behöver göras under förberedelsedelen, under själva upphandlingen, samt efter upphandlingen i realiseringsdelen för att möjliggöra för arbetsfrämjande insatser i upphandlingar.
Slutligen, utifrån exemplen Vaggeryd och Helsingborgs kommun så verkar sociala utmaningar vara det som upphandling och samverkan framförallt kan bidra till att möta/motverka. På ett nationellt plan, utifrån exempel som vi tagit del av från andra delar av landet, så verkar just sociala utmaningar vara det som offentlig sektor framförallt försöker möta genom upphandling och samverkan. Frågan är om andra lokala utmaningar, som t.ex. nedskräpning, övergödning eller otrygghet, också går att möta genom innovation upphandling och intern samverkan inom offentlig sektor? Eller har sociala utmaningar särskilda förutsättningar som kräver mer intern samverkan inom t.ex. en kommun jämfört med andra utmaningar? Spännande frågor som kan diskuteras vidare.
Se inspelningen från den 25 maj här.
Den 20 april anordnade Coompanion Jönköpings län ett digitalt samtal där Erika Hanses, upphandlingsjurist på Upphandlingsmyndigheten, tillsammans med bl.a. tjänstepersoner och förtroendevalda inom offentlig sektor, delade erfarenheter och frågeställningar kopplat till upphandling och samverkan för att möta samhällets utmaningar.
Under samtalet den 20 april lyftes följande:
Upphandling är ett sätt att samverka
– Upphandling av företag och föreningar är ett sätt att utöva samverkan på.
– IOP (Idéburet Offentligt Partnerskap), d.v.s. en överenskommelse om samverkan mellan offentlig och idéburen sektor för ett visst samhälleligt mål, är ett annat exempel på hur samverkan kan ske.
Utmaningar som länets kommuner står inför
(deltagarnas perspektiv samt utifrån en rapport från Forum för Social Hållbarhet)
Bl.a.
- Utanförskap från arbetsmarknaden
- Bostadsbyggande
- Trygghet
- Integration
- Hållbart pendlande
Även
- Långvarigt ekonomiskt bistånd
- Segregerad arbetsmarknad
- Avsaknad av tillit till samhällsinstitutioner och demokratiska processer
- Ungas brottslighet och utsatthet för brott
- Sexualbrott
”Agenda 2030 är nära – offentlig sektor behöver bli utfallsuppköpare för att målen ska nås”
Upphandling behöver sättas högre upp på agendan
– Upphandlingsperspektivet behöver finnas med redan från början i de projekt, processer och initiativ som offentlig sektor driver och ska inte ses som en sista och separerad pusselbit. Annars tenderar upphandling att bli ett hinder för det offentlig sektor vill åstadkomma snarare än ett verktyg och möjliggörare.
– Upphandlingsperspektivet bjuds inte in till offentlig sektors lednings- och styrgrupper, vilket försämrar möjligheten att bidra till att motverka samhällsutmaningar redan från början.
– Den interna samverkan och det tvärfunktionella arbetet inom offentlig sektor är en viktig pusselbit för att upphandling och samverkan ska kunna utgöra ett verktyg och en möjlighet för att ta sig an samhällsutmaningar.
”Det avsätts inte tillräckligt med tid och resurser för upphandling, vi som upphandlare vill massor men är bakbunda”
Att ställa sysselsättningskrav i upphandlingar och jobba med reserverade kontrakt kan vara del av lösningen för utmaningen kring utanförskap från arbetsmarknaden.
Vilken roll kan Upphandlingsmyndigheten spela?
Inspirera och guida aktörer som upphandlar till att tänka i nya banor och upphandla och samverka på ett innovativt sätt. Upphandlingsjurist Erikas medskick från tillfället är:
